• Voor de werkzaamheden starten vraag ik op welk portofoonkanaal er gewerkt wordt;\
• Hebben we genoeg portofoos voor de uit te voeren werkzaamheden?;
• Welke woorden gebruiken we bij communiceren met de portofoon?;
• Hebben de portofoons voldoende bereik over de gewenste afstand?
  

In deze toolbox gaan we in op hoe een portofoon gebruikt kan worden tijdens werkzaamheden. Het lijkt eenvoudig, maar het goed gebruiken van een portofoon vergt nog meer aandacht dan je zou denken. Problemen die in het werk bijvoorbeeld voorkomen:

• De portofoon staat niet aan;
• Het volume staat niet open;
• De portofoon staat op het verkeerde kanaal;
• De portofoon wordt te dicht tegen de mond gehouden;
• Onduidelijk spreken;
• Te hard roepen door de portofoon (omdat het geluid gaat vervormen verstaat niemand je)
• Spreken als je de knop nog niet hebt ingedrukt;
• Storend omgevingsgeluid (in de herrie staan);
• Teveel haast (je bent met teveel andere dingen bezig).

Algemeen:

• Zet de volumeknop voldoende open;
• Controleer regelmatig of de volumeknop open staat (Bijv. als je na je pauze weer aan het werk gaat);
• Zet de portofoon op het juiste kanaal;
• Test de portofoon altijd voor start werk en na je pauze;
• Ga zorgvuldig om met de portofoon. Een beschadigde antenne zorgt voor minder bereik.

• Druk de spreekknop van de portofoon goed in;
• Noem de naam van de aan te spreken  persoon altijd eerst, zodat die persoon  weet dat hij iets moet gaan doen;
• Meld je eigen naam;
• Geef aan waar je je bevindt (bijvoorbeeld op welk punt bij de boring of kabeltrekwerkzaamheden)
• Spreek kalm en bedenk dat de portofoon door storing of achtergrondruis slecht  over kan komen; 
• Geef aan wat je gaat doen en wanneer;
• Gebruik “over” om aan te geven dat je klaar bent met wat je wilde zeggen. 
• Bevestig als ontvanger de opdracht, zodat de ander weet of de ´boodschap´ goed is aangekomen. Beëindig een communicatie met “Uit”;
• Geef de ontvanger (bijvoorbeeld een boormeester) de tijd om te reageren;
• Praat op een rustige toon, niet schreeuwen.
• Niet praten als er al gepraat wordt over de portofoon;
• Laat de portofoon altijd aanstaan, zo kan een ontvanger ook met jou communiceren;

• Zet de portofoon niet uit, pas uitzetten bij inleveren.
• Zet na einde van de werkzaamheden de portofoon uit en direct in de oplader (eventueel ook tijdens de pauze)
• Houd de portofoon schoon en netjes. Is deze vervuild dan bestaat de kans dat sommige functies niet goed werken.
• Wanneer vervuiling verwachten is (bijvoorbeeld bij boorwerkzaamheden), gebruik dan een externe microfoon en bewaar de portofoon in een telefoontas.